Formato Condicional

Excel cuenta con una herramienta que puede ser de mucha utilidad para analizar la información de la hoja de cálculo de forma rápida, solo observándola.

Esta herramienta es el Formato condicional. Veremos de qué manera podemos utilizar el Formato condicional para que nos ayude de forma interactiva en nuestro trabajo.

Hagamos memoria: el Formato condicional es un formato (por ejemplo un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si una condición que se especifica es cierta.

Analizando lo que está escrito en el párrafo anterior podríamos, por ejemplo, en un listado de clientes deudores, pintar de diferentes colores los clientes de los distintos vendedores. De esta manera, con solo observar el listado de forma rápida identificamos a los clientes de uno u otro vendedor.

Otro ejemplo de utilización del Formato condicional para un listado de cuentas deudoras sería pintar de algún color las celdas de aquellos clientes cuya deuda está muy atrasada; de esta manera, también de forma instantánea identificamos en el listado de deuda cuáles son los clientes morosos.

Un tercer ejemplo en el que podríamos utilizar Formato condicional sería para controlar niveles de stock. Para lograrlo, podríamos resaltar con algún color las celdas de los productos cuyo stock está por debajo del mínimo.

La imagen que está aquí debajo es el cuadro de diálogo Formato condicional con el cuadro de lista de la condición desplegado. Recordá que la condición podemos plantearla a partir del valor de la celda que tiene el foco, o bien podemos escribir una fórmula que controle la aplicación o no del formato.

Otra cosa importante que debemos recordar es que podemos agregar o especificar hasta tres condiciones, y para cada una de las condiciones definir un formato diferente. Cuando utilizamos varias condiciones, si hay más de una que sea verdadera, Excel solo aplicará los formatos de la primera condición verdadera.

A continuación analizaremos un ejemplo que te ayudará a comprender de manera puntual a qué nos referimos con Análisis de datos de manera interactiva.

Ahora ya sabés cómo darle utilidad al Formato condicional. Si antes necesitábamos ordenar cronológicamente la tabla de clientes deudores para ver los más atrasados en el pago, ahora, si hemos utilizado Formato condicional, todos los días cuando abramos el libro con los clientes que tienen deuda veremos de forma instantánea, luego de que se calcule la información del libro, cuáles han sobrepasados el plazo máximo permitido para cancelar la deuda.