Actividad Practica N° 9

En este practico se muestra cómo comenzar con un origen de datos básico y crear informes de tabla dinámica que respondan a preguntas comunes acerca de los datos. Aunque estas técnicas se pueden utilizar para cualquier tipo de datos de origen, las siguientes secciones muestran informes que puede utilizar para:

Comparar vendedores
Comience con datos de origen que contengan información sobre los vendedores. A continuación figuran algunos de los registros de datos de origen utilizados para elaborar los informes de esta sección.

Para configurar su tabla dinámica:

1.Haga clic en una celda de los datos de origen.
2.En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3.Siga las instrucciones del paso 1 a 3 del asistente.

Ahora ya está preparado para intentar obtener los siguientes informes:

¿Cuáles son los importes de los pedidos de cada vendedor?

¿Cuáles son los importes de los pedidos de los vendedores de un país específico?

¿Cómo se clasifica a los vendedores por importe de pedidos?

Para ordenar a los vendedores, haga clic sucesivamente en el campo Vendedor, en Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, en Ordenar y las 10 más. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Descendente y, a continuación, en Suma del importe del pedido del cuadro Usar el campo.

¿Quiénes son los cinco mejores vendedores?
Para ver los elementos superiores de un campo, haga clic sucesivamente en el campo Vendedor, en Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, en Ordenar y las 10 más. En Las diez mejores de Automostrar, haga clic en Activadas, luego en Superiores del cuadro Mostrar y, a continuación, escriba 5.

¿Cuál es el rendimiento de los vendedores en un trimestre determinado?
Arrastre el campo Fecha de pedido hasta el área Fila. Observe que los datos de origen contienen las fechas de pedido reales, pero se recomienda agrupar las fechas por trimestre. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo Fecha de pedido, elija Agrupar y mostrar detalle y, a continuación, haga clic en Agrupar. En el cuadro Por, haga clic en Trimestres. Observe que en el ejemplo que aparece a continuación, el nombre de campo Fecha de pedido ha cambiado a Trimestres.

¿Cómo varía el rendimiento de cada vendedor por trimestre?
Arrastre el campo Vendedor hasta la parte izquierda del campo Fecha de pedido. Observe que en el ejemplo que aparece a continuación, el nombre de campo Fecha de pedido ha cambiado a Trimestres.

¿Cuáles son los detalles de un importe de pedido específico?
Haga doble clic en una celda del informe de tabla dinámica para ver los datos que hay "detrás". A continuación figuran los detalles de la celda C5, las ventas de Buchanan correspondientes al primer trimestre:

¿Qué porcentaje representa un pedido específico con respecto a los importes totales de los pedidos?

En este caso, se crea un nuevo campo de datos y se utiliza un cálculo personalizado. De este modo, se puede comparar el campo de datos original (Resumen) y el nuevo campo de datos calculado (Porcentaje del total). En primer lugar, arrastre el campo Importe del pedido hasta el área Datos. Haga doble clic en el nuevo campo Importe del pedido, haga clic en Opciones y, en Mostrar datos como, haga clic en % del total.

¿Qué bonificación deberá recibir cada vendedor?

Todos los vendedores reciben una bonificación del 10%, pero desea conceder una bonificación del 15% si los pedidos trimestrales superan los 20.000 dólares. Para crear una fórmula que utilice los datos de la tabla dinámica, podrá utilizar un campo calculado. Haga clic en el informe y luego en Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla dinámica, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Campo calculado. En el cuadro Nombre, escriba Cantidad de bonificación. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula que desee. Para utilizar los datos de un campo existente en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo.

Crear y modificar informes de tablas dinámicas

CREAR UN INFORME
Recordemos que un Informe de tablas dinámicas es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos…
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para crear un Informe de tablas dinámicas debemos acceder al menú Datos, y allí pulsar en la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos…. En la imagen que está a la derecha podés ver el menú Datos con la opción de nuestro interés señalada.

Cuando pulsamos aquí se abre el Asistente para tablas y gráficos dinámicos que consta de tres pasos. En el primero nos solicita información acerca del tipo de informe que crearemos (Tabla dinámica o Informe de gráfico dinámico), y sobre dónde están los datos que utilizaremos en el Informe.

En el Paso Nº 2, el asistente nos pide le indiquemos el rango a partir del cual se generará la Tabla dinámica.

Por último, en el tercer paso del asistente debemos definir la ubicación el Informe de tabla dinámica: en una hoja existente o en una hoja de cálculo nueva.
Además, en el cuadro de diálogo anterior, hay dos botones: Diseño... y Opciones.... En la página siguiente verás en detalle qué podemos hacer cuando pulsamos en cada uno de ellos

En la siguiente animación veremos la forma de crear un Informe de tablas dinámicas.

Habrás visto que en el cuadro de diálogo del tercer paso del asistente, en la parte inferior izquierda, hay dos botones: Diseño… y Opciones…. A continuación comentaremos qué podemos realizar si pulsamos en cada uno de ellos.
En la imagen que está a continuación podemos ver el cuadro de diálogo que se visualiza si pulsamos con el mouse en el botón Diseño….

Fijate en el comentario que está en el propio cuadro de diálogo, arriba a la derecha. Dice: “Construya el informe de tabla dinámica arrastrando los botones de campo de la derecha sobre el diagrama a la izquierda”, y no hacen falta más palabras. Es precisamente eso lo que podés realizar desde este cuadro de diálogo; podés armar el informe desde aquí, pulsando y arrastrando los botones que están a la derecha hasta las zonas del centro del cuadro de diálogo.

La principal diferencia que existe entre armar el informe desde este cuadro de diálogo y armarlo desde el cuadro de diálogo Lista de campos de tabla dinámica, es que si lo armás desde el último cuadro de diálogo mencionado, podés visualizar de forma inmediata los resultados de los cálculos, incluso ubicando los campos en una u otra área del informe.

Tal vez esto que comentamos antes no se aprecia en la animación que está al comienzo de esta página –debido al escaso campo visual de esta–, pero cuando vos mismo diseñes un informe verás que al momento de ubicar los campos en el área, de forma inmediata se actualiza la visualización de acuerdo con los campos y sus respectivas ubicaciones.

Nos queda ver qué sucede si pulsamos en el otro botón: Opciones…. A continuación podés ver la imagen del cuadro de diálogo que se visualiza cuando pulsás en el botón Opciones….

Aquí habría mucho más para explicar, pero comentaremos solo alguna de las opciones (las otras podés investigarlas, si es tu deseo): por ejemplo si desmarcás la casilla de verificación Totales generales de columnas, no se visualizan los totales que aparecen en la última fila de la tabla. Algo similar ocurre si desmarcás la casilla de verificación Totales generales de filas: la columna que está más a la derecha de la tabla y que tiene el título Total general, se oculta cuando la casilla de verificación está desmarcada y se visualiza cuando está marcada. Si hubiera valores de error entre los resultados de la tabla, podrías mostrar el texto de tu preferencia marcando la casilla de verificación Para valores erróneos mostrar: y escribiendo el texto a mostrar en el campo que se activa. También podemos mostrar un texto de nuestra preferencia para aquellas celdas del Informe que están vacías; esto lo conseguimos marcando la casilla de verificación Para celdas vacías mostrar: y en el campo que se habilita escribimos el texto que deseamos mostrar.

Hay dos casillas de verificación que nos serán útiles cuando necesitemos imprimir el Informe de tablas dinámicas, estas son: Repetir rótulos de elementos en cada página impresa, y la otra es Imprimir títulos. Ahora solo las mencionamos; más adelante, en este mismo módulo, veremos su utilidad.

MODIFICAR UN INFORME
Modificar un Informe de tablas dinámicas es tan simple como posicionar la selección en él y luego arrastrar los campos desde el informe hasta el cuadro de diálogo Lista de campos de tabla dinámica, para quitarlos, o bien arrastrar los campos desde el cuadro de diálogo hasta la posición del informe donde se quiere agregar.

Podés observar la siguiente animación para ver de qué manera modificar el Informe de tablas dinámicas que creamos en la animación que vimos en la página anterior.

Hemos visto que el procedimiento para modificar un Informe de tablas dinámicas es muy similar al de crearlos. Si necesitamos quitar alguno de los campos que están en el Iinforme, solo debemos arrastrarlo desde el Informe hasta el cuadro e diálogo donde se listan los campos.

Y para agregar un campo, podemos hacerlo como lo vimos en la animación de la página anterior: seleccionando el campo en el cuadro de diálogo y eligiendo el área de destino en el cuadro de lista del cuadro de diálogo, o bien arrastrando los campos desde el cuadro de diálogo hasta la ubicación en el Informe.

Algo que no hemos comentado y que es muy importante, es que cuando modificamos los datos origen del Informe de tabla dinámica es necesario actualizar la información del Informe, porque esto no se realiza de forma automática.

Para actualizar la información del Informe de tablas dinámicas hay dos caminos: uno es presionar el botón Actualizar campos de la barra de herramientas Tabla dinámica, y el otro es acceder al menú Datos y allí elegir la opción Actualizar campos.

La siguiente animación muestra la vía para realizar la actualización por uno u otro camino.



¿Te preguntaste si es posible imprimir un Informe de tablas dinámicas?
Te proponemos regresar a la Guía de actividades; allí está el enlace a la página que responderá esa pregunta.